◆ 비즈니스를 그려보세요, 세상을 보는 다른 눈 ‘Visio 2010’

 

▲ 프로세스를 그리기 위한 가장 효율적인 인터페이스 및 단축키 지원
▲ 프로세스에 그래프를 더하면 현 상황 관리 할 수 있는 모니터링 툴
▲ 데이터 분석, 프로세스 분석, 설계까지 다양한 비즈니스 다이어그램을 관리

 

직장인들에게 업무 스트레스를 일으키는 다양한 요인들 중에서 ‘보고서 작성’은 꽤 큰 부분을 차지한다. 한 눈에 보기 쉽고 깔끔하게 작성해야 하는 보고서에 복잡한 정보를 표현하기가 어려운데다, 그렇다 보니 보고서만 보고, 현재 상태를 모니터링 하는 것이 불가능해 보고서 작성에 들인 노력이 허사가 되기 쉽다. 그렇다고 다양한 주요성과지표(KPI)를 반영하는 시스템을 따로 구축하려면 비용이 많이 들기 때문에 고민이 이만 저만이 아니다.

 

최근에는 복잡한 정보와 아이디어, 프로세스를 보다 시각화해 표현하고, 실시간으로 업데이트한 정보를 공유함으로써 다이어그램을 변환할 수 있는 툴이 인기를 모으고 있다.

 

이벤트 회사에 일하는 최 과장은 행사장 도면을 검토해 전체 행사에 대한 레이아웃 및 상세 배치도를 기획하고, 다양한 협력사의 연결 관계 및 복잡한 프로세스에 대한 현황을 직관적으로 파악할 필요가 있었다. 기존에는 도면을 출력해 행사 관련 모든 부분을 손으로 써서 관리하던 것이 전부였다.

 

그러나 최근에는 전문 프로그램을 사용해 설계 사무소의 도움 없이 직접 레이아웃 배치 작업을 진행하는 것이 가능해졌다. 정확성은 물론 시간까지 절약할 수 있었고, 한 눈에 파악하기 힘든 다양한 협력사 관계 및 행사 전반에 걸친 각 단계별 상황을 글이 아닌 프로세스에 연결시켜 관리할 수 있어 여러 사람이 하던 업무를 독자적으로 처리 할 수 있게 됐다.

 

◆ 효율적 다이어그램 작성 및 관리

 

이런 경우 가장 효율적으로 사용 할 수 있는 툴이 바로 마이크로소프트 오피스 군에 속해 있는 ‘비지오(Visio) 2010’과 같이 비즈니스 다이어그램에 최적화되어 있는 오피스 프로그램이다.

 

비즈니스 다이어그램이란 용어는 생소 할 수 있지만, 실제로 비즈니스를 위해 다양하게 활용되고 있다. 설계도와 같은 전문 분야에서부터, 조직도, 프로세스와 같은 일반적인 요소까지 매우 다양한 다이어그램들이 사용되고 있다. 하지만 이런 다이어그램들은 보통 전문 프로그램을 사용하거나, 오피스의 기본 기능을 사용해 그리는 경우가 많아 관리가 어렵고 호환성 확보 등에 문제가 있었다.

 

그러나 비지오 2010의 고급 다이어그램 작성 도구를 사용하면 데이터 전문가 수준의 템플릿과 미리 작성된 현대적 셰이프를 사용할 수 있어 보다 깔끔하고 세련된 다이어그램을 작성할 수 있다. 또한, 이렇게 작성한 다이어그램들은 자주 사용하는 데이터 원본(예: 엑셀)에 쉽게 연결할 수도 있다.

 

따라서 데이터를 수정하면, 다이어그램 내에서 자동으로 즉시 수정되면서 아이콘, 기호, 데이터 막대, 색깔 등과 같은 역동적인 시각적 요소에 반영된다. 뿐만 아니라, 몇 번의 클릭만으로 데이터 연결 다이어그램을 셰어포인트에 게시할 수 있고, 다른 사용자의 PC에 비지오가 설치돼 있지 않아도 웹에서 액세스 할 수 있다. 간편성, 데이터 기반 셰이프, 웹 공유 등의 이점이 있는 비지오 2010은 중요한 정보를 쉽게 보고 이해할 수 있게 하는 것이다.

 

▲ 일정, 조직도 다이어그램

 

▲  IT 분야 전문 다이어그램
 

▲ 순서도 관련 비즈니스 다이어그램

 

▲ 다른 오피스 프로그램과 손쉬운 연동
 

▲ 셰어포인트를 이용한 다이어그램 공유 및 계시

 

LG전자 PC파트에 근무하고 있는 오재덕씨는 “설계도를 그릴 때 필요한 다양한 프로세스와 셰이프를 비지오로 편리하게 그리고 있다”면서 “비지오 2003 버전부터 그 편리함에 빠져 2007을 거쳐 얼마 전부터는 비지오 2010을 사용하고 있다”고 말했다. 그는 “설계도에 있는 다양한 그림들의 표준이 변경 되는 경우, 그 때 마다 일일이 모든 설계도를 수정해야 하고, 정확성을 유지하기 어려운 부분이었는데, 비지오로 그린 설계도는 워드 상에 붙여놓고 편집을 해도 수정 부분이 반영돼 편리하다”고 말했다.

 

◆ 데이터 기반의 동적 시각 요소로 생생한 다이어그램 만들기

 

다이어그램을 데이터와 연결해 그래프 등을 표시하는 기능은 비지오의 핵심 기능으로 다양한 응용력을 가지고 있다. 비지오로 그린 모든 다이어그램은 연동된 데이터 값에 따라 표시할 수 있다. 이는 그래프의 비교만을 위한 엑셀과는 달리 조직의 정보, 프로세스의 연결 상태와 같은 더 많은 정보를 같이 포함하고 비교할 수 있다.

 

▲ 조직도에 데이터 그래프를 연동
 

▲ 프로세스에 데이터 그래프를 연동

 

또한 비지오 2010은 조직 전체에서 다이어그램 유효성 검사를 사용해 일반적으로 오류가 있는지 확인하고 다이어그램 작성 표준을 지원할 수 있다. 한 번의 클릭으로 일련의 규칙을 기준으로 다이어그램의 유효성을 검사해 다이어그램이 논리적이고 올바로 구성되어 있는지 확인할 수 있다.

 

비지오 2010의 주요 기능은 다양한 다이어그램 템플릿 ▲ 리본 메뉴를 통한 효율적 다이어그램 작성 ▲ 다이어그램을 그리기 위한 자동 기능 ▲ 컨테이너를 사용한 다이어그램 단순화 ▲ 디자인 서식을 통한 손쉬운 다이어그램 디자인 변경 ▲ 다이어그램과 데이터의 연결을 통한 데이터 그래프 생성 ▲ 셰어포인트를 통한 다이어그램 공유 ▲ 다이어그램 유효성 검사로 다이어그램 정확성 유지 등이다.

 

비지오 2010은 비즈니스 다이어그램을 위한 다양한 템플릿을 제공하고, 이에 대한 각종 세이프를 지원해 손쉽게 다이어그램을 그릴 수 있게 한다. 또한 이를 관리하기 위한 다양한 기능을 제공해 복잡하고 어려운 프로세스도 쉽게 표현할 수 있게 한다. 또한 각 프로세스에 데이터를 연결하면 각 현황을 쉽게 분석할 수 있는 훌륭한 대시보드(Dashboard)로 활용할 수 있다.

 

한국마이크로소프트 김우성 부장은 “기존의 오피스 프로그램들로 복잡한 비즈니스를 효과적으로 표현하는 것은 매우 어려운 일이다. 하지만 비지오 2010을 이용하면 다양한 프로세스를 효율적으로 표현할 수 있고, 데이터를 연동시켜 각 프로세스를 관리할 수 있어 기존에 생각하지 못했던 새로운 비즈니스 분석, 관리 방법으로 활용할 수 있다”고 말했다.

 

김 부장은 “비지오는 기존 오피스 프로그램으로 다이어그램을 그리는 것 보다 약 30%의 생산성 향상 효과를 가져온다. 그간 CAD 사용자들이나 특정업무영역에서 비지오를 많이 사용했지만, 이제는 누구나 업무생산성을 향상시킬 수 있는 솔루션으로 비지오를 활용하고 있는 추세”라며, “비지오 2010은 다양한 템플릿으로 손쉽게 다이어그램을 그릴 수 있는 기능이 더욱 강화됐으며, 프로세스에 기존 데이터를 연동시켜 직관적으로 각 현황을 파악할 수도 있어 비즈니스 분석을 위해 누구나 쉽게 사용할 수 있는 프로그램”이라고 덧붙였다. 비지오 2010은 고객 사용자의 요구에 따라 3가지 버전으로 나누어져 있다.

 

베타뉴스 김현동 (cinetique@naver.com)
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